La gestión de centros sociosanitarios, residenciales y geriátricos implica algo más que procesos asistenciales. Los departamentos de facturación tienen que reunir grandes cantidades de información para llevar a cabo su trabajo. Hay que tener información de ingresos, altas, carencias, sesiones, etc. Realmente el módulo asistencial del proyecto Gass ya recoge esta información. Por lo tanto, el administrativo encargado tiene que recopilar esta información para realizar una facturación. Este trabajo acostumbra a ser complicado y es fácil que se cometan errores.

Valen Computer ha diseñado un módulo dentro del proyecto Gass que aprovechando los datos del módulo asistencial, facilita mucho el trabajo de administración económica del centro.

El módulo GassFac es totalmente independiente del módulo asistencial. Esto no quiere decir que no necesariamente el personal de administración encargado de facturar precisa de la instalación del módulo asistencial y sobretodo una formación para conocer su funcionamiento. Por otro lado, hemos utiltzado un entorno de trabajo fácil, funcional y muy intuitivo, ya que lo utilizaremos muy pocos dias al mes.

Hemos estructurado el programa de forma modular, separando las diferentes concertaciones del centro.

Los diferentes módulos del programa han sido realizados de acuerdo con las normas, protocolos y procedimientos establecidos por las entidades concertadas. Cualquier modificación en una concertación genera la automática modificación del programa y el envío de la correspondiente actualización.

Gassfac utiliza los datos guardados en Gass Asistencial, por lo tanto, no es necesaria en ningún momento la manipulación de datos por parte del departamento de administración.

Toda la documentación generada por el programa se realiza siguiendo los protocolos dictados por cada cargo.

El módulo genera hasta los ficheros N19 normalizados para el envío de remesas bancarias en formato magnético o vía internet.

La facturación de la actividad concertada dentro del Programa Vida Als Anys está definida por el Catsalut en un manual donde figuran todos los parámetros, protocolos i formatos exigidos. GassFac sigue al pie de la letra este manual.

Facturación Servei Català de la Salut (CatSalut).

Factura de cargo.
Hojas de actividad por paciente. Actividad para UPO.
Actividad para prestación.
Factura mecanizada de actividad.
Documento de conformidatdde pacientes.

Facturación Institut d'Assistència i Serveis Socials (ICASS).

Generación de recibos de aportación de usuarios.
Generación del hoja de baja de pacientes para el ICASS.
Hojas de actividad para prestación y paciente.
Facturas para prestación.
Recibos de aportación de pacientes.

En la concertación de PVAA hay la posibilidad de facturar las siguientes prestaciones:

Larga estancia y prestaciones similares (Días naturales).
Hospital de Día y similares (Sesiones).
PADES-UFISS (Canon fijo mensual).
PIUC y AGI (Importe fijo al alta).
Algunas prestacions de futura aparición (Días laborables).
AGI (Primera visita y visitas sucesivas).

En la parte social (ICASS) lleva un exhaustivo control sobre la carencia, tiempos de reingreso, módulo social y actividad máxima permitida.

El programa es muy rápido y ágil en el momento de facturar. Una facturación de aproximadamente 4200 estancias puede tardar unos 10 minutos desde el momento de su inicio hasta acabar habiendo realizado:

Documentación escrita para el CatSalut.
Documentación escrita para el ICASS.
Fichero N19 con recibos de aportación.
Fichero de factura mecanizada para el CatSalut.
Documentos de conformidad para la firma de pacientes.
Documentos de baja de pacientes para el ICASS.
Recibos en formato papel para los pacientes que paguen por caja.
Regularizaciones del ICASS.

El programa realiza todas las operaciones de generación de factura mecanizada de actividad y las recuperaciones de errores, si los hay.

En todo momento hay información sobre el resultado de la facturación y es posible realizar modificaciones:

Eliminar una facturación para corregir errores y volverla a hacer.
Modificar los datos de una línea de actividad una vez facturada.
Modificar recibos.
Modificar líneas de actividad por error en la mecanizada.
Eliminar la mecanizada para corregir errores y volverla a generar.

En este módulo facturaremos todos aquellos servicios que los usuarios utilicen dentro del periodo vigente. Entendemos como servicios aquellas prestaciones que no están concertadas y que el usuario pagará personalmente (Taxi, peluquería, transporte, etc.)

GassFac utiliza un sistema de albaranes por usuario y realiza una facturación de todos los albaranes existentes dentro del periodo. Por tanto, dispondremos de una tabla de servicios donde crearemos, modificaremos o eliminaremos los servicios que puede ofrecer el centro.

La facturación es rápida y muy funcional: Seleccionamos el usuario i asignamos los albaranes de consumo durante el periodo. Ya sólo falta facturar.

Por descontado, si hay errores, podemos anular la facturación, corregirla y volverla a rehacer.

El módulo genera automáticamente los recibos en formato N19 bancario si es necesario o en papel si son cobros por caja.

En el apartado de facturación de Privados hay una dificultad añadida: En la mayoria de centros residenciales los usuarios de una concertación 'PRIVADA' acostumbran a pagar el periodo por adelantado. Además, puede haber una paga y señal como garantía.

GassFac permite facturar a un usuario sus estancias por adelantado o al final del periodo.

Utilizaremos una concertación donde crearemos las diferentes tarifas de privados hasta un máximo de cuatro. De todas formas si con cuatro módulos de tarifas no hay suficiente, podemos aplicar un precio individualizado a cada paciente.

La facturación de privados lleva, además, un apartado para realizar facturas de abono para aquellos pacientes a los que ya hemos facturado peroque se han ido antes de finalizar el periodo.

Algunas pantallas del módulo de privados:

En residencia asistida no hay apartado asistencial, sólo social. La diferencia básica es que en la aportación del paciente-residente pueden participar otras personas o entidades (obligados). La facturación realmente se hace al paciente-residente y al importe total de la factura restaremos la parte abonada por los obligados.

El Módulo de Rass realiza una factura al pacient-residente, un cargo al paciente, un cargo a los obligados y un diario de facturación para el ICASS (Bienestar Social). Todo esto teniendo en cuenta las tarifas de aportación individualizada para cada paciente-residente y en módulo social. La mecánica es la misma que para los otros módulos.

Algunas pantallas del Módulo de facturación RAS:

Este módulo soluciona un tipo de facturación muy genérica. En realidad aquí no hay una facturación real sinó un diario de facturación por el cual nos abonaran una determinada cantidad econòmica.

El programa cuenta el total de estancias de los pacientes. Genera el módulo social concertado y prepara recibos de aportación, si es necesario. También tenemos en cuenta los días de permiso.

La configuración de esta concertación es más completa que la del resto, ya que hemos de tener en cuenta los días de permiso y aplicar carencia, si es necesario.

GassFac lleva incorporada de serie una gestión de remesas de recibos. Estas remesas se pueden incorporar a diferentes entidades bancarias o al cobro por caja depenendiendo de los registros creados en la tabla correspondiente.

La gestión de los recibos es muy cómoda y funcional. Sólo hace falta seleccionar los recibos deseados y situarlos en la entidad seleccionada.

El programa genera automáticamente el/los fichero/s en norma N19 para su envío a la entidad bancaria, discrimina los recibos que no cumplen las normas establecidas y los quita de la remesa.

Hay posibilidades de modificar manualmente los recibos para solucionar errores o por motivos particulares del paciente-residente.